Requisición de personal: qué es, qué lleva el formato y cómo llenarla

• La requisición de personal es el documento con el que un área solicita formalmente cubrir una vacante: qué puesto, por qué causa, con qué condiciones y para cuándo.
• Es el paso 1 de todo el reclutamiento: una requisición bien llenada alinea al jefe que pide, a recursos humanos que busca y a quien autoriza el gasto — y una mal llenada produce ternas que no sirven.
• El formato puede vivir en Word, en una hoja de cálculo o en un sistema; lo que importa son los campos y las firmas, no la herramienta.

Cuando una terna llega “mal”, el reflejo es culpar a la búsqueda. Pero en muchos casos el defecto viene de más atrás: del papel con el que se pidió la vacante. Aquí explicamos qué es una requisición de personal, qué campos lleva el formato, cómo llenarla bien y quién debe firmarla — porque la calidad de la contratación se decide desde este documento.

Qué es una requisición de personal y para qué sirve

La requisición de personal es la solicitud formal con la que un área pide a recursos humanos cubrir una plaza. Documenta el puesto, la causa de la vacante (nueva creación, reemplazo, incremento de turno), las condiciones ofrecidas y la fecha en que se necesita cubierta, con las autorizaciones correspondientes.

Sirve para tres cosas a la vez: ordena (nadie busca sin una solicitud clara y autorizada), alinea (jefe solicitante, recursos humanos y dirección leen el mismo documento) y deja rastro (cuándo se pidió la plaza, quién la autorizó y contra qué perfil se evaluó a los candidatos). Sin requisición, cada vacante se pide de palabra y se disputa de memoria.

Los campos que lleva el formato de requisición de personal

Un formato útil cabe en una hoja. Los campos que no pueden faltar:

• Datos de la vacante: puesto solicitado, área y turno, número de plazas, y a quién reporta.
• Causa de la requisición: nueva creación, reemplazo (de quién y por qué causa) o incremento temporal. Este campo alimenta después tus indicadores de rotación.
• Perfil requerido: escolaridad, experiencia y habilidades mínimas — lo que de verdad filtra, no la lista de deseos. Si el puesto ya tiene perfil documentado, aquí solo se referencia.
• Condiciones ofrecidas: sueldo o banda, prestaciones, horario y rol de turnos reales, y si hay transporte o apoyos.
• Fechas: fecha de solicitud y fecha en que se necesita la plaza cubierta.
• Autorizaciones: firma del solicitante, de recursos humanos y de quien aprueba el gasto.

El formato puede armarse en Word o en una hoja de cálculo en una tarde; más importante que la plantilla es que todos los campos se llenen con datos reales. Una requisición con “sueldo: según aptitudes” y “fecha: urgente” no es un documento: es un pendiente disfrazado.

Requisición, perfil y descripción de puesto: quién es quién

Los tres documentos se confunden porque hablan del mismo puesto, pero responden preguntas distintas. La requisición pide cubrir una plaza concreta, hoy, con estas condiciones. El perfil de puesto define qué debe tener la persona para desempeñarla — qué lleva y qué filtra en una plaza operativa lo explicamos aquí. La descripción de puestos documenta el puesto en sí: funciones, responsabilidades y condiciones, independientemente de quién lo ocupe — su formato y redacción van en esta guía.

En la práctica se encadenan: la descripción documenta el puesto, el perfil traduce ese puesto a requisitos de selección, y la requisición dispara la búsqueda para una plaza concreta. Si la descripción y el perfil ya existen, llenar la requisición toma minutos; si no existen, la requisición los sustituye mal y el error se paga en la terna.

Un ejemplo hipotético para ver la mecánica

Los números que siguen son inventados para ilustrar el método; los reales salen de tu operación. Producción pide “un operador urgente” un lunes por teléfono. Sin requisición, recursos humanos publica la vacante con el sueldo de la última contratación —que ya quedó abajo del corredor—, sin mencionar que el rol es de tercer turno. Llegan 30 postulantes, 6 pasan filtro, 2 aceptan entrevista y ninguno acepta la oferta al conocer el turno. Tres semanas perdidas.

Con requisición, el mismo caso cambia de forma: el formato obliga a poner sueldo real, turno real y causa de la baja. Recursos humanos detecta antes de publicar que el sueldo quedó fuera de banda, lo escala con el dato en la mano, y la vacante sale bien armada desde el día 1. La requisición no aceleró la búsqueda: evitó una búsqueda inútil.

Los errores más comunes al llenar una requisición

• Condiciones maquilladas: sueldo “a tratar” o turno “flexible” que en realidad es nocturno fijo. El candidato se entera tarde y la plaza se cae en la oferta o, peor, en la segunda semana.
• Perfil de deseos: pedir tres habilidades que el puesto no usa encarece la búsqueda y descarta gente que sí funcionaría.
• Causa sin registrar: si no se documenta que es el tercer reemplazo de la misma plaza en el año, nadie ve el patrón — y ese patrón es información de rotación, no de reclutamiento.
• Sin fecha comprometida: “urgente” no es una fecha. Sin fecha, no hay forma de medir el tiempo de cobertura ni de planear la búsqueda.
• Saltarse la autorización: la búsqueda avanza, el candidato acepta y entonces aparece que la plaza no estaba presupuestada.

El circuito: de la requisición a la terna

La requisición autorizada dispara el resto del proceso: publicación de la vacante, filtrado, evaluación y terna. Y cada etapa devuelve información a la requisición: cuántos candidatos pasaron el filtro, cuántos aceptaron la oferta y en qué paso se atoró la plaza. El mapa completo, paso por paso y en orden, está en pasos para el reclutamiento de personal en planta.

La requisición es también el punto cero de tu medición: el tiempo de cobertura —cuántos días pasan entre la requisición autorizada y la persona trabajando— solo se puede medir si la fecha de autorización quedó registrada. Sin ese dato, “reclutamiento tarda mucho” es una queja; con él, es un indicador que se puede desglosar por puesto y por etapa, como explicamos en KPIs de recursos humanos en planta.

Así trabajamos también las vacantes que nos encargan: nuestro proceso arranca con un levantamiento de la requisición junto contigo — puesto real, condiciones reales, causa real — porque todo lo que se aclara en ese documento es un problema que la terna ya no trae.

Por dónde empezar

Si hoy las vacantes se piden de palabra, empieza por un formato de una hoja con los campos de arriba y úsalo en la siguiente plaza que se abra, sin excepciones. En un mes tendrás lo que hoy no existe: registro de qué se pidió, cuándo y con qué condiciones — la materia prima para mejorar todo lo demás.

Si quieres apoyo en la parte que sí trabajamos —el levantamiento de la requisición, la selección con trayecto y arraigo comprobados y la terna con informe—, revisa nuestro proceso paso a paso o los servicios de reclutamiento que cubrimos en Querétaro y Guanajuato. Podemos revisar contigo tu formato de requisición y decirte qué campo le falta para que la próxima terna llegue bien desde el papel.